Dokumentenmanagement

Wir machen Informationen beherrschbar und Prozesse durchgängig digital.

Wir schaffen eine zentrale, revisionssichere Dokumentenplattform und heben sie mit KI auf die nächste Stufe: Recherche in natürlicher Sprache, automatisierte eRechnungsprüfung und integrierte Postfächer für ein- und ausgehende Mails. Geschäftsprozesse werden abgebildet und automatisiert – von der Aufnahme bis zum laufenden Betrieb begleitet Sie unser Team, für maximale Effizienz und Compliance.

Mehrwerte mit E-PROJECTA

KI-gestützte Recherche über alle Dokumente

Statt in Ordnern zu suchen, fragen Sie in natürlicher Sprache – die KI findet das passende Dokument, die richtige Stelle und liefert die Antwort direkt aus Ihrem Bestand.

Automatisierte eRechnungsprüfung

Eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) werden automatisch erfasst, formal geprüft und mit Bestellung und ERP-Daten abgeglichen – inklusive Pflichtangaben und sachlicher Richtigkeit.

Durchgängige digitale Prozesse

Ein- und ausgehende E-Mails werden revisionssicher archiviert und automatisch dem richtigen Vorgang, Kunden oder Projekt zugeordnet – kein Beleg geht mehr im Postfach verloren.

Geschäftsprozesse abgebildet & automatisiert

Freigaben, Prüfungen und Workflows laufen automatisiert durch das DMS – mit klaren Zuständigkeiten, Fristen und lückenloser Nachvollziehbarkeit.

Reduzierte Suchzeiten & höhere Produktivität

Dokumente sind in Sekunden gefunden statt minutenlang gesucht – das spart Zeit in jeder Abteilung.

Rechtssichere Archivierung & Compliance

Alle Dokumente werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert – mit Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechten und Audit-Trail.

Weniger Fehler & Medienbrüche

Durchgängig digitale, mit ERP, HR und Finanzen verbundene Abläufe ersetzen manuelle Übertragungen und Papier – transparent und fehlerarm.

Ergebnis

Ein Unternehmen, das seine Informationen kontrolliert, per KI sofort findet und seine Prozesse durchgängig automatisiert.

Wann sprechen wir über Ihr Projekt?

Setzen Sie sich mit uns in Verbindung und profitieren Sie von einer umfassenden Beratung. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.

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Lösungen für Ihre Anforderungen

Treiber für die Lösung

Gesetzliche Aufbewahrungs- & Nachweispflichten (GoBD)
Pflicht zur E-Rechnung (Empfang & Verarbeitung)
Wachsende Dokumenten- & E-Mail-Mengen
Hoher manueller Aufwand & Fehleranfälligkeit
Lange Suchzeiten in verteilten Ablagen
Notwendigkeit durchgängiger Digitalisierung
Anforderungen an Datensicherheit & Zugriffskontrolle

Leistungsumfang zur Lösung

Aufnahme der Dokumenten- & Geschäftsprozesse (Ist-Analyse, Workshops)
Einführung eines unternehmensweiten DMS
KI-gestützte Recherche & automatische Klassifizierung von Dokumenten
Automatisierte eRechnungsprüfung (XRechnung / ZUGFeRD)
Integration von Mail-Postfächern (Ein- & Ausgang)
Abbildung & Automatisierung von Freigabe- und Prüf-Workflows
Integration mit ERP, HR & Finanzsystemen
Revisionssichere Archivierung & Audit-Vorbereitung
Begleitung von Go-Live, Schulung & laufendem Betrieb

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Produkte, Partner & Technologien

Aktefix Cloud-DMS

Aktefix Cloud-DMS im Detail

Aktefix im Detail – die digitale Akte aus microtech heraus

Belege finden statt suchen

Die Akte im Browser – verknüpft mit dem ERP

Jeder Beleg aus microtech – Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung – wird automatisch in der Kunden- oder Lieferantenakte abgelegt. Dazu kommen E-Mails, Verträge und gescannte Post. Ein Klick aus dem ERP öffnet die vollständige Akte, die Volltextsuche findet jedes Dokument in Sekunden.

GoBD-konform und revisionssicher

Archivierung, Fristen und Freigaben ohne Papier

Eingangsrechnungen laufen über einen digitalen Freigabe-Workflow, Aufbewahrungsfristen werden automatisch überwacht, jede Änderung ist protokolliert. Aktefix läuft als Cloud-Dienst im deutschen Rechenzentrum – ohne eigenen Server, mit Zugriff vom Arbeitsplatz, aus dem Homeoffice und mobil.

Weitere Ansichten

Aktefix – Aktenansicht

Dokumente digital am Arbeitsplatz

Digitale Ordnerstruktur

Vom Papierarchiv zur digitalen Akte

Produktflyer

Aktefix Cloud-DMS – alle Fakten auf einer Seite

Der Onepager fasst Funktionen, Nutzen und Integration in microtech kompakt zusammen – zum Weiterleiten oder Ausdrucken.

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