Home Office und Nachhaltigkeit

Ein Haus bauen, einen Baum pflanzen, ein Kind zeugen und im Home Office arbeiten – Nachhaltig leben im digitalen Zeitalter.

Der Wohnzimmertisch als Arbeitsplatz, der Kampf mit der heimischen Internetverbindung, Video-Konferenzen, die von tobenden Kindern unterbrochen werden und Arbeitszeiten, die in erster Linie von der eigenen Selbstdisziplin bestimmt werden – dieses Bild gehört seit Corona für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter zum Alltag. Mit der Umsetzung der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung müssen auch die Unternehmen, die sich bisher erfolgreich gegen eine Verlagerung des Bürobetriebs ins Home Office gewehrt haben, den Tatsachen ins Auge blicken und im eigenen Interesse beginnen, aktiv zu werden.

Während einige Unternehmen und viele ihrer Mitarbeiter bereits langjährig gute Erfahrungen mit dem ortsunabhängigen Arbeiten gemacht haben, stellen sich anderen beim bloßen Gedanken die Nackenhaare auf. Arbeitnehmer fürchten in den eigenen vier Wänden den Anforderungen zwischen Schmutzwäsche, Kinderbetreuung und den Verlockungen des heimischen Umfeldes nicht gewachsen zu sein und klammern sich an die gewohnte Routine und Sicherheit des Büros. Arbeitgeber befürchten horrende Ausgaben für Hardware und IT-Infrastruktur sowie Einbußen durch Kontrollverlust.

Dabei muss das Home Office für beide Seiten keine qualitativen Einbußen mit sich bringen. Im Gegenteil kann eine angemessene Strategie die Motivation erhöhen, die Effizienz verbessern und als Begleiteffekt sogar die Nachhaltigkeit der Arbeit verbessern und damit der Umwelt dienen.

Statistisch betrachtet legt jeder Deutsche täglich rund 17 Kilometer Arbeitsweg zurück, mehr als zwei Drittel nutzen dabei das Auto. Alleine diese Feststellung unterstreicht das enorme Potenzial der Arbeit im Home Office. Selbst wenn nicht jeder Berufspendler von zu Hause aus arbeiten kann, ist doch mit dem Home Office eine enorme Reduzierung des Individualverkehrs verbunden und damit eine signifikante Entlastung der Umwelt.

Noch mehr Zahlen: etwa 20 Millionen Arbeitnehmer arbeiten in deutschen Büros. Beispielrechnungen kommen auf einen durchschnittlichen Papierverbrauch von rund 10.000 Blatt Papier pro Büroangestelltem. Das alles, obwohl sich viele Unternehmen schon seit Jahren das Ziel „papierloses Büro“ auf die Fahnen geschrieben haben. Die Gründe dafür, dass papierloses Arbeiten bis heute nur sehr begrenzt umgesetzt wird, sind unterschiedlich, fest steht jedoch, dass die Arbeit im Home Office auch hier das Potenzial zum Katalysator hat. Das Arbeiten mit physischen Aktenbergen ist schlicht nicht möglich, wenn diese nicht mehr über den Flur gereicht oder Briefe von der Poststelle versandt werden können.

Dokumentenmanagement und CRM sind zentrale Elemente einer digitalen Home Office Strategie und bietet enormes Potenzial auf dem Weg zum papierlosen und vor allen Dingen nachhaltigen Büro.

Nur wenn jeder Mitarbeiter auch aus dem Home Office technisch uneingeschränkten Zugriff auf Kunden- und Projektdaten sowie auf relevante Dokumente hat, ist ein reibungsloser Arbeitsablauf auch ortsunabhängig möglich. Dabei sind die lokale Speicherung und der Versandt per Mail keine umfassend sinnvolle Alternative. Große Datenmengen belasten die zu Hause meist eher unterdimensionierte Hardware und Infrastruktur, behindern die projektbezogene Zusammenarbeit, erhöhen insgesamt den Stromverbrauch und sind damit auf keinen Fall nachhaltig. Gleiches gilt auch für Software bzw. Rechenleistung. Das bevorzugte Arbeitsgerät im Home Office ist der Laptop. Anspruchsvolle Anwendungen stellen dabei höhere Anforderungen an die Hardware. Die Alternative für beide Probleme sind Cloud-Lösungen. Sie ermöglichen eine zentrale Speicherung von Daten sowie die Nutzung von ausgelagerter Rechnerleistung, zum Beispiel mit SaS-Anwendungen, wie Microsoft Office 365. So haben theoretisch beliebig viele Mitarbeiter gleichzeitig zugriff auf ein Dokument oder einen Datensatz, der in Echtzeit bearbeitet und verändert werden kann. Auch komplexe Anwendungen können genutzt werden, ohne begrenzt leistungsfähige Hardware zu überlasten. Das ganze geschieht dabei durch die Konzentration an einem Ort insgesamt effizienter, stromsparend und damit nachhaltig.